Externalización IT para pequeñas y medianas empresas

Externalización IT con un reparto claro de responsabilidades

Externalizar IT significa encomendar partes definidas de su trabajo informático a un equipo externo en lugar de cubrirlo todo internamente. Para una pequeña o mediana empresa puede ser un proyecto concreto, una administración recurrente o un hueco que su propio personal no puede cubrir, como la sustitución en vacaciones, un conocimiento que nadie del equipo tiene o un trabajo acumulado que nunca se despeja. BlueNova IT trabaja con empresas que operan en Europa, en inglés y español, para decidir qué merece la pena delegar y fijar los límites antes de que nada empiece.

El objetivo no es hacerse cargo de su IT por defecto. Es acordar qué trabajo sale fuera, cuál se queda con usted y cómo se comunican ambas partes.

Externalizar también cambia la forma en que un equipo piensa en la IT. En lugar de depender de la disponibilidad de una sola persona, se confía en un acuerdo documentado que resiste las vacaciones, las salidas y el crecimiento. Es el principal motivo por el que muchas pequeñas empresas se lo plantean, y por eso damos tanto peso a los límites por escrito.

Qué incluye

El alcance se acuerda con cada organización antes de empezar. Los acuerdos de externalización IT suelen abarcar lo siguiente.

Identificar el trabajo que se delega

Empezamos por enumerar las tareas, los sistemas y las decisiones implicadas: por ejemplo, la administración de usuarios, la gestión de equipos, un proyecto de migración o el mantenimiento de una aplicación concreta. También anotamos lo que debe quedarse en su equipo interno, como las decisiones de negocio o las aprobaciones, para que el límite esté claro desde el principio.

Accesos y titularidad explícitos

El trabajo externo necesita acceso a cuentas, sistemas o información. Hablamos de cuáles hacen falta, quién los autoriza, cómo se conceden y se retiran y cómo se registra el trabajo. La titularidad de las cuentas, licencias y datos sigue siendo de su organización, y lo dejamos por escrito en lugar de darlo por sobrentendido. Como el acceso es importante para la seguridad, conviene leerlo junto con nuestro servicio de ciberseguridad.

Coordinación con su equipo y sus proveedores

Su personal interno, su proveedor de internet, sus proveedores de software y cualquier proveedor de IT anterior forman parte del panorama. Acordamos quién habla con quién, cómo se plantean las peticiones y cómo se confirman las decisiones, para que el trabajo no se detenga entre las partes.

Traspaso y condiciones de trabajo continuadas

Un cambio de proveedor de IT, o el primer traspaso a un equipo externo, es el momento en que la información se pierde con más facilidad. Registramos lo que se entrega, qué documentación existe y cómo continuará la colaboración después. Si desea un cuidado continuo del día a día en lugar de piezas de trabajo definidas, consulte nuestros servicios IT gestionados.

Registros y comunicación

El trabajo externalizado solo es útil si puede ver qué se ha hecho. Acordamos cómo se registran las peticiones, cómo se documenta el trabajo terminado y con qué frecuencia desea recibir novedades, para que su equipo pueda seguir el avance y un futuro compañero o proveedor pueda retomar las cosas sin adivinar. Cuando varias personas de su lado pueden plantear peticiones, acordamos también quién tiene la última palabra, de modo que las prioridades no las fije quien pregunte primero.

Para quién es

La externalización IT es adecuada para organizaciones que necesitan una capacidad que no quieren, o no pueden, construir por completo internamente. Algunas situaciones habituales:

• una empresa con una sola persona de IT que necesita sustitución, un apoyo adicional o un especialista para un proyecto;
• un negocio sin personal de IT en el que la administración recae en quien tiene más soltura técnica;
• un equipo en crecimiento que abre una oficina en otro país y necesita soporte en inglés o español;
• una empresa que cambia de proveedor de IT y quiere un traspaso controlado;
• una dirección que quiere comparar la externalización con la contratación antes de decidir. Nuestro servicio de consultoría IT puede ayudar a sopesar las opciones.

Cómo trabajamos

1. Primera conversación. Usted describe a su equipo, sus sistemas, sus proveedores y el trabajo que piensa delegar. Esta conversación trata de dónde podría encajar un apoyo externo, no es una promesa de dotación de personal.
2. Alcance y responsabilidades. Dejamos por escrito las tareas incluidas, las que se quedan con usted, quién autoriza los accesos y cómo se plantean las peticiones.
3. Acceso y traspaso. Confirmamos qué acceso hace falta y lo configuramos según lo acordado, registramos el estado actual de los sistemas implicados y acordamos cómo se documentarán los cambios.
4. Forma de trabajo. Realizamos el trabajo acordado y nos comunicamos por los canales que usted elija. La disponibilidad, los entregables y cualquier compromiso se confirman por escrito para el alcance real.
5. Revisión. En los momentos acordados revisamos cómo funciona la colaboración y la ajustamos, ampliamos o damos por terminada.

El soporte se presta en inglés y español, de lunes a viernes, de 09:00 a 18:00 (CET), para que los equipos de distintos países utilicen el idioma en el que trabajan. El trabajo en un país o en una sede concreta depende de requisitos técnicos y de ubicación que se confirman primero.

Si está valorando qué externalizar, contáctenos con una breve descripción de su equipo, sus sistemas y el trabajo que tiene en mente, y le propondremos un primer paso razonable.