Externalisation informatique pour les petites et moyennes entreprises

Externalisation informatique avec un partage clair des responsabilités

Externaliser l’informatique, c’est confier des parties définies de votre travail informatique à une équipe externe plutôt que de tout assurer en interne. Pour une petite ou moyenne entreprise, il peut s’agir d’un projet précis, d’une administration récurrente ou d’un manque que vos propres équipes ne peuvent pas combler : remplacement pendant les congés, compétence absente de l’équipe ou retard qui ne se résorbe jamais. BlueNova IT travaille avec des entreprises présentes en Europe, en anglais et en espagnol, pour déterminer ce qui mérite d’être délégué et fixer les limites avant tout démarrage.

L’objectif n’est pas de prendre en charge votre informatique par défaut. Il s’agit de convenir du travail qui part à l’extérieur, de celui qui reste chez vous et de la façon dont les deux parties communiquent.

L’externalisation change aussi la manière dont une équipe envisage l’informatique. Au lieu de dépendre de la disponibilité d’une seule personne, on s’appuie sur un accord documenté qui résiste aux congés, aux départs et à la croissance. C’est la principale raison pour laquelle de nombreuses petites entreprises l’envisagent, et c’est pourquoi nous accordons tant d’importance aux limites écrites.

Ce que comprend le service

Le périmètre est convenu avec chaque organisation avant le début du travail. Les accords d’externalisation informatique couvrent généralement les points suivants.

Identifier le travail à déléguer

Nous commençons par lister les tâches, les systèmes et les décisions concernés : par exemple la gestion des utilisateurs, la gestion du parc de matériel, un projet de migration ou le maintien d’une application précise. Nous notons aussi ce qui doit rester dans votre équipe interne, comme les décisions métier ou les validations, afin que la frontière soit claire dès le départ.

Accès et propriété rendus explicites

Un travail externe nécessite l’accès à des comptes, à des systèmes ou à des informations. Nous discutons de ceux qui sont requis, de qui les autorise, de la manière de les accorder et de les retirer, et de la façon dont le travail est consigné. La propriété des comptes, des licences et des données reste celle de votre organisation, et nous l’écrivons plutôt que de la laisser sous-entendue. L’accès étant un enjeu de sécurité, ce point se lit utilement avec notre service de cybersécurité.

Coordination avec votre équipe et vos fournisseurs

Vos collaborateurs internes, votre fournisseur d’accès, vos éditeurs de logiciels et tout ancien prestataire informatique font partie du tableau. Nous convenons de qui parle à qui, de la manière dont les demandes sont émises et dont les décisions sont confirmées, pour que le travail ne reste pas bloqué entre les parties.

Passation et modalités dans la durée

Un changement de prestataire informatique, ou la première passation à une équipe externe, est le moment où l’information se perd le plus facilement. Nous consignons ce qui est transmis, la documentation existante et la façon dont la collaboration se poursuivra ensuite. Si vous souhaitez un suivi continu au quotidien plutôt que des travaux ponctuels, consultez notre offre d’infogérance.

Traçabilité et communication

Un travail externalisé n’est utile que si vous pouvez voir ce qui a été fait. Nous convenons de la manière dont les demandes sont enregistrées, dont le travail terminé est consigné et de la fréquence des points d’avancement souhaitée, afin que votre équipe puisse suivre l’avancement et qu’un futur collègue ou prestataire puisse reprendre le fil sans deviner. Lorsque plusieurs personnes de votre côté peuvent émettre des demandes, nous convenons aussi de qui a le dernier mot, pour que les priorités ne soient pas fixées par la première personne qui demande.

À qui s’adresse ce service

L’externalisation informatique convient aux organisations qui ont besoin d’une compétence qu’elles ne veulent pas, ou ne peuvent pas, développer entièrement en interne. Parmi les situations courantes :

• une entreprise avec un seul référent informatique qui a besoin d’un remplacement, d’un renfort ou d’un spécialiste pour un projet ;
• une société sans personnel informatique où l’administration revient à la personne la plus à l’aise techniquement ;
• une équipe en croissance qui ouvre un bureau dans un autre pays et a besoin d’une assistance en anglais ou en espagnol ;
• une entreprise qui change de prestataire informatique et souhaite une passation maîtrisée ;
• une direction qui veut comparer l’externalisation et le recrutement avant de décider. Notre service de conseil informatique peut aider à peser les options.

Comment nous travaillons

1. Premier échange. Vous décrivez vos équipes, vos systèmes, vos fournisseurs et le travail que vous envisagez de déléguer. Cet échange porte sur la place que pourrait prendre un appui externe ; il ne constitue pas une promesse de mise à disposition de personnel.
2. Périmètre et responsabilités. Nous consignons par écrit les tâches incluses, celles qui restent chez vous, la personne qui autorise les accès et la manière dont les demandes sont émises.
3. Accès et passation. Nous confirmons les accès nécessaires et les mettons en place comme convenu, consignons l’état actuel des systèmes concernés et convenons de la manière de documenter les changements.
4. Modalités de travail. Nous réalisons le travail convenu et communiquons par les canaux que vous avez choisis. La disponibilité, les livrables et tout engagement sont confirmés par écrit pour le périmètre réel.
5. Bilan. À des moments convenus, nous examinons le fonctionnement de la collaboration et l’ajustons, l’étendons ou y mettons fin.

L’assistance est assurée en anglais et en espagnol, du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h (CET), afin que les équipes de différents pays utilisent la langue dans laquelle elles travaillent. Une intervention dans un pays ou sur un site précis dépend d’exigences techniques et de localisation qui sont confirmées d’abord.

Si vous hésitez sur ce qu’il convient d’externaliser, nous contacter avec une brève description de votre équipe, de vos systèmes et du travail envisagé nous permettra de vous proposer une première étape raisonnable.