Al cambiar de proveedor de IT, recopile las cosas en este orden: primero las cuentas de administrador y las licencias, a nombre de su organización, porque su control decide todo lo demás; después la documentación de su entorno; después el historial de tickets de soporte. Cuando el nuevo acuerdo funcione, cierre los accesos del proveedor saliente y deje constancia de que lo hizo. Es una lista pensada para usted como cliente, sea cual sea el proveedor al que se pase. Es información general, no asesoramiento jurídico, y no dice qué exige su propio contrato.
El orden que apetece es el inverso. El historial de tickets parece lo natural de pedir, la documentación va a continuación y las cuentas y las licencias quedan para el final porque parecen detalles. En la práctica, un traspaso va bien cuando usted tiene las llaves y se atasca cuando no las tiene. Esta guía está escrita para propietarios y responsables de pymes con poca o ninguna informática interna, que a menudo cambian de proveedor sin una persona técnica de su lado. Si todavía está valorando si cambiar, quizá le ayude antes nuestra guía sobre externalizar IT o mantener un equipo interno, y qué dejar por escrito con un proveedor de IT trata el acuerdo que firmará a continuación.
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Qué decidir antes de pedir nada
Unas pocas decisiones de su lado facilitan todas las peticiones posteriores. Se toman pronto y evitan que el traspaso dependa de quien esté disponible esa semana.
Un responsable y una lista de servicios
Designe a una persona de su organización que acepte el traspaso y pueda resolver dudas sobre alcance, plazos y costes. Después escriba una lista de los servicios implicados: correo y colaboración, equipos, red y wifi, copias de seguridad, herramientas de seguridad, web y dominios, aplicaciones de negocio, telefonía. Para cada uno, anote quién lo gestiona ahora, quién lo gestionará después y la fecha en que cambia la responsabilidad. Entregue la misma lista a ambos proveedores.
Lea lo que dice su contrato actual
Antes de enviar ninguna petición, lea su contrato actual: fecha de fin, requisitos de preaviso, obligaciones de traspaso y lo que dice sobre la devolución de datos. Esta guía no puede decirle qué exige el suyo, y las respuestas varían de un contrato y de un país a otro, así que lleve las dudas a su propio asesor. No dé por hecho que el preaviso o la ayuda en el traspaso están incluidos o son gratuitos: compruébelo.
Pida por escrito y con hechos
Envíe una única petición escrita y fechada con lo que necesita, en el orden que se indica abajo, y nombre una persona de contacto de su lado. Un tono neutro ayuda: un proveedor saliente tiene más motivos para colaborar, y una lista clara es más fácil de contestar que una serie de mensajes urgentes. Si una petición se rechaza o se retrasa, lo que su asesor querrá ver es el rastro escrito.
Leer los pasos en texto
Cuentas y licencias, documentación, historial de tickets, prueba y cierre de accesos antiguos
Paso 1: cuentas de administrador y licencias a su nombre
Pida esto primero. Si usted tiene las cuentas de administrador y las licencias, puede incorporar a un nuevo proveedor, restablecer accesos y decidir qué pasa después. Si no las tiene, cada paso posterior depende de la buena voluntad y del calendario del proveedor saliente.
Qué cuentas anotar primero
Empiece por los servicios de los que dependen otros sistemas y vaya hacia fuera:
- Su tenant de Microsoft 365 o Google Workspace y sus roles de administrador.
- El registro de su dominio y el DNS, que dirigen el tráfico de la web y del correo.
- La administración del firewall, el router y el controlador wifi.
- La consola de copias de seguridad y el lugar donde están las copias.
- Las consolas de protección de equipos y de gestión de dispositivos.
- Su gestor de contraseñas, si el proveedor lo configuró.
- Los portales de la línea de internet y de telefonía, y las cuentas con los fabricantes de software.
Licencias y suscripciones: ¿quién es el cliente?
Para cada licencia o suscripción, anote el producto, la cantidad, la fecha de renovación, quién paga y si la compró directamente o a través del proveedor como revendedor. Las licencias compradas a través del proveedor pueden requerir un proceso de traspaso, así que pregúntele cómo funciona y cuánto tarda antes de cancelar nada. En los nombres de dominio, el titular debería ser su organización. La información de ICANN para titulares de dominios (en inglés) indica que usted tiene derecho a recibir de su registrador información sobre cómo gestionar y transferir un dominio.
Compruebe la propiedad, no solo el acceso
Poder entrar no es lo mismo que ser titular de la cuenta. Para cada plataforma importante, pregunte qué organización es la titular, quién puede aprobar un cambio de administrador y adónde van los correos y teléfonos de recuperación. Asegúrese de tener una cuenta de administrador de emergencia en cada plataforma crítica, guardada con seguridad, usada raramente y probada. No haga circular contraseñas de administrador por correo ni por chat.
Si el proveedor saliente tiene roles de administración delegada (privilegios de administrador delegado granulares, o GDAP) en su tenant de Microsoft 365, puede verlos y retirarlos usted mismo: Microsoft explica cómo un cliente retira los roles delegados de un partner en la página «Relaciones de socios» del Centro de administración de Microsoft 365. En un cambio planificado, acuerde cuándo termina cada rol delegado y retírelo cuando deje de ser necesario. Revise por separado las suscripciones y las relaciones comerciales con distribuidores.
Paso 2: documentación de su entorno
Con el control asegurado, pida la documentación. Permite que el nuevo equipo gestione lo que existe en lugar de redescubrirlo.
Qué pedir
Pida lo que exista, en un formato editable:
- Un esquema de la red y una lista de sus sedes.
- Un inventario de equipos y usuarios, y las listas de cuentas y licencias del paso 1.
- Datos de proveedores y contactos: operadores de internet, fabricantes de software, instaladores.
- Las copias de seguridad, su conservación y el resultado de la última prueba de restauración.
- Procedimientos habituales: cómo se tramitan altas y bajas, ventanas de actualización, quién aprueba qué.
- Problemas conocidos, proyectos abiertos y todo lo prometido que no se terminó.
Contrástela con la realidad
La documentación vale lo que valga su última actualización. Un nuevo proveedor suele hacer su propio descubrimiento en lugar de fiarse solo de los documentos antiguos, por ejemplo comparando los equipos que realmente informan a sus herramientas de gestión con el inventario recibido. Es normal que haya diferencias: anótelas y decida quién cierra cada una.
Entregue las credenciales por una vía segura
Si hay que pasar credenciales de unas manos a otras, use un canal seguro, como un gestor de contraseñas que usted controle, y cámbielas cuando se acepte el traspaso. Una hoja de cálculo con contraseñas en un correo no es documentación.
Paso 3: historial de tickets
El historial de tickets ocupa el tercer lugar en este orden de recopilación. Aporta contexto, pero no debería retrasar el control de cuentas y licencias ni la documentación operativa. Señale pronto los incidentes activos y los cambios pendientes para incluirlos en el plan de traspaso.
Qué le dice
Un historial de tickets muestra problemas que se repiten, decisiones pasadas y excepciones que nadie escribió: el usuario que necesita una configuración especial, la aplicación que falla después de cada actualización, el proveedor que tarda en responder. Revisarlo ayuda al nuevo equipo a empezar por los problemas que de verdad le hacen perder tiempo.
Qué pedir y en qué formato
Pida una exportación de los tickets cerrados con fechas, solicitante, categoría y resolución, además de una lista de los abiertos. Suele bastar una hoja de cálculo o un PDF. Pregunte de quién son los datos del sistema de tickets y si puede llevarse su historial; nuestra guía sobre soporte técnico y help desk incluye estas preguntas entre las que conviene hacer a cualquier proveedor. Los tickets pueden contener datos personales: transfiéralos con seguridad y borre las copias que no necesite.
Convierta lo pendiente en una lista
A partir de la exportación y de los problemas conocidos, haga una sola lista de trabajo sin terminar, con un responsable y una fecha para cada punto. Lo que no tiene responsable en el traspaso suele acabar sin dueño.
Hacer el traspaso sin interrupciones
Cambiar de proveedor es un proyecto, no un interruptor. Un poco de estructura mantiene el negocio funcionando mientras la responsabilidad cambia de manos.
Empiece por fases
Evite cambiarlo todo en un solo día. Un patrón razonable es asumir primero el soporte diario y después el mantenimiento planificado, con una fecha para cada servicio en la que cambie la responsabilidad. Acuerde quién atiende las peticiones durante cualquier solapamiento. Programe el cambio fuera de periodos de mucha carga, como el cierre de mes o las nóminas, y pacte de antemano qué haría que parase o deshiciera un paso.
Pruebe antes de liberar al proveedor anterior
Antes de liberar al proveedor saliente, compruebe que puede entrar como propietario en cada plataforma crítica, que una restauración desde copia funciona con el nuevo acuerdo y que las alertas y los tickets llegan al nuevo equipo. Anote lo que comprobó y la fecha.
Leer los pasos en texto
Acordar lista y responsable, asumir el soporte, asumir el mantenimiento, probar y liberar al proveedor anterior
Cerrar los accesos del proveedor anterior
Planifique la retirada de accesos como parte de la aceptación de cada servicio. Esta lista presupone un traspaso normal y acordado: no mantenga accesos innecesarios mientras espera documentación ajena a ellos. Si sospecha que un acceso está comprometido, implique al equipo responsable de seguridad y acuerde de inmediato las medidas de protección. Autoridades de ciberseguridad de varios países señalan que desactivar las cuentas de un proveedor puede pasarse por alto cuando termina un contrato (en inglés).
Retire los accesos y anote quién retiró qué
Repase una lista: cuentas de usuario y roles de administrador del proveedor, relaciones de partner delegadas en sus tenants en la nube, cuentas de VPN, software de gestión remota instalado en los equipos, claves de API y buzones compartidos, y los datos de contacto registrados con proveedores. Cambie las credenciales compartidas. Para cada punto anote quién lo retiró y cuándo. Nuestra lista de altas y bajas aplica la misma idea al personal.
Datos, facturas finales y confirmación
Pida al proveedor saliente que confirme por escrito qué devolvió y qué borró. Cuando actúa como encargado del tratamiento sujeto al RGPD, el artículo 28 aborda la devolución o supresión, a elección del responsable, al terminar los servicios de tratamiento, salvo que el Derecho de la Unión o de un Estado miembro exija conservar los datos. Las directrices del Comité Europeo de Protección de Datos explican cómo acordar y confirmar la supresión; pida a su asesor que revise cualquier excepción de conservación. Cancele las suscripciones recurrentes solo cuando funcionen las sustitutas y actualice los contactos para que las alertas lleguen al nuevo equipo.
Problemas habituales y cómo afrontarlos
Hay cuatro problemas que aparecen con frecuencia:
- Licencias compradas a través del proveedor anterior. Pueden requerir un traspaso formal. Pregunte pronto y mantenga activas las actuales hasta confirmar las nuevas.
- Dominios o cuentas registrados a nombre del proveedor. Pida que se transfieran a su organización por el proceso del registrador o del fabricante.
- Sistemas sin documentar. Considere el descubrimiento parte del proyecto y reserve tiempo para ello.
- Un proveedor saliente reticente. Mantenga las peticiones por escrito, concretas y fechadas, remítase a su contrato e implique a su asesor si se rechaza alguna.
Dónde encaja BlueNova IT
Cuando BlueNova IT toma el relevo de un proveedor anterior, se trata como un traspaso desde el proveedor anterior dentro de una incorporación por fases, que empieza por el descubrimiento y la documentación de su entorno y por un inventario recogido desde los equipos. Las cuentas de administración se crean o se mantienen a su nombre, no al de BlueNova IT, y la documentación es suya y se guarda en un espacio al que usted puede acceder siempre. Cada acceso lo autoriza usted por escrito. En la primera conversación participan quien decide y, si la tiene, su responsable de IT, y en esa fase no pedimos contraseñas. Consulte Trabajar con BlueNova IT para ver cómo funciona una relación y nuestra página de externalización de IT para el servicio. La lista anterior sirve con cualquier proveedor, también si algún día nos deja: entregamos actualizada la documentación de su entorno, se acuerda y se registra la retirada de accesos y cooperamos en el traspaso. El soporte se presta de lunes a viernes, de 09:00 a 18:00 CET, en inglés y en español.
El orden es lo importante: cuentas y licencias a su nombre, después documentación, después historial de tickets y, al final, cerrar los accesos antiguos. Escriba la lista de servicios y designe al responsable antes de enviar la primera petición, y mantenga fechada cada una. Si quiere repasar un cambio de proveedor para su organización, use el formulario de contacto y cuéntenos quién se ocupa hoy de su IT y qué tiene en marcha.
